การปรับปรุงรายการบัญชี

               กิจการได้ดำเนินงานต่างๆ  ผลของการดำเนินการจะดูที่งบกำไรขากทุน  และฐานะทางการเงินก็จะดูได้จากงบแดงฐานะการเงินซึ่งเป็นรายงานทางการเงินที่กิจการต้องมี  การที่เราจะรับรู้ได้นั้นจะต้องนำรายการมาผ่านกระบวนการทางบัญชี  เพื่อให้ได้รายงานทางการเงินเป็นบทสรุป  ดังนั้นแล้วเราจะเป็นที่จะต้องกำหนดระยะเวลาในการสรุปในรอบเวลานั้นเรียกว่า “งวดบัญชี”  เพื่อให้การดำเนินงานของกิจการได้สรุปผลออกมาและนำข้อมูลที่ได้จากรายงานทางการเงินกำหนดการบริหารในอนาคต  รวมถึงการคิดค่าภาษีเงินได้ที่ต้องชำระอีกด้วย  แต่มีบางรายการที่ได้เงินหรือค้างชำระตามงวดนั้นไม่ได้เป็นจริงตามระยะเวลาของงวด  ซึ่งในเกณฑ์คงค้างจะต้องทำการปรับปรุงเมื่อสินงวด

Read moreการปรับปรุงรายการบัญชี

เกณฑ์คงค้างและเกณฑ์เงินสดทางบัญชี

                ในการทำงบการเงินนั้น  นิยมใช้เกณฑ์ในการกำหนดและในแม่บทการบัญชีระบุไว้  2 แบบคือ

                1.เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basic)  เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ  ให้อยู่ในระยะเวลาที่เกิดขึ้นในงวดของบัญชีนั้นๆ  โดยค่าใช้จ่ายหรือรายได้จะรับเป็นเงินสดหรือไม่ต้องการ  โดยหลักที่ว่ามีความเป็นไปได้อย่างแน่นอนแล้วว่าจะได้รับผลประโยชน์ในเชิงเศรษฐกิจในอนาคต  สามารถวัดมูลค่านั้นได้
เอาง่ายๆ  คือหลักเกณฑ์ที่ว่านี้ให้หลักของเวลาเป็นหลัก  โดยไม่คำนึงถึงเงินสดว่าจะได้รับหรือไม่ก็ได้  ไม่ว่าจะเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายจะต้องอยู่ในงวดบัญชีนั้น  เกณฑ์ดังกล่าวจึงสามารถที่จะค้างได้เพราะไม่ได้จ่ายเป็นเงินสดนั้นเอง

Read moreเกณฑ์คงค้างและเกณฑ์เงินสดทางบัญชี

บัญชีแยกประเภท

สำหรับสมุดบัญชีแยกประเภทนี้เป็นสมุดบัญชีขั้นปลายที่ต้องผ่านมาจากบัญชีรายวันขึ้นต้นเสียก่อนซึ่งเป็นสมุดขั้นต้น  ดังนั้นแล้วการบันถึงบัญชีจากผ่านบัญชีนั้นจะต้องอยู่ในประเภทเดียวกัน  ซึ่งแต่ละประเภทจะมีชื่อบัญชีที่เราได้จัดตั้งและแบ่งหมวดหมู่เอาไว้  หลังจากเราได้ทำรายการค้ามาจากสมุดรายวันขั้นต้นแล้วผ่านมาสมุดบัญชีแยกประเทภจะมีการหายอดคงเหลือก่อนสุดท้ายจะจัดทำงดทดลองเพื่อหายอดดุลนั้นเอง  สมุดบัญชีจะแยกประ  สินทรัพย์  หนี้สิน  ส่วนของเจ้าของ  รายได้  ค่าใช้จ่าย  หรือจะเป็นการแยกย่อยลงไปอีกตามหมวดหมู่ก็ได้

Read moreบัญชีแยกประเภท

การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป (Journalizing)

                       สมุดรายวันทั่วไป      นั้นได้กว่าเรื่องเกี่ยวกับสมุดขั้นต้นไปแล้ว  ตอ่ไปนี้เราจะต้องนำรายการค้าที่เกิดขึ้นมาบันทึกในสมุดรายวันให้ถูกต้องในทุกๆ รายการนั้นเป็นอย่างไร  จากที่เราได้ทราบเรื่องการการวิเคราะห์รายการบัญชีมาแล้ว  ว่าอะไรมีผลอย่างไรกับรายการ  และในแต่ละรายการนั้นเดบิตเครดิตอย่างไร  มาถึงขั้นตอนนี้เราต้องสามารถที่จะทำการ เดบิต  เครดิต  ให้แล้ว  เพราะว่าขั้นตอนนี้จะมีการลงรายการมีเดบิตเครดิต
ขั้นตอนในการบัญทึกบัญชีรายวันทั่วไป

Read moreการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป (Journalizing)

สมุดรายวันทั่วไป สมุดบัญชีขั้นต้น (General Journal,Book of Original Entry)

                    สมุดรายวันทั่วไป มีความสำคัญตอนนี้เราคงศึกษาวงจรบัญชีแล้วว่าต้องมีการบัญทึกลงในสมุดบัญชีขั้นต้น  ซึ่งเป็นสมุดรายวันทั่วไป ที่เราจะทำการศึกษาและเป็นสมุดที่นิยมใช้ได้ทั่วไป ก่อนนั้นเราได้ศึกษาการวิเคราะห์บัญชีแล้วนำมาผ่านบัญชีแยกประเภทแบบง่ายหรือว่ารูปตัว T ไปแล้ว  ในรายการค้านั้น  การจดบัญทึกในขั้นต้นไม่จำเป็นต้องลงแยกประเภทอก่อน  แต่เราจะทำการรวมไว้ในบัญชีขั้นต้นก่อนเสมอ  หากเรานำไปเป็นบัญชีแยกประเภทเลยอาจจะทำให้เสียเวลา  เพื่อความสะดวกในการจดบัญทึกในบัญชีขั้นต้นก่อนและจึงไปแยกประเภทเป็นขั้นตอนไป

สมุดบัญชีขั้นต้น  คือ  สมุดบัญชีที่ใช้สำหรับการบัญทึกรายการค้าแต่แรกเริ่มของกระบวนการบัญชี  ก่อนที่จะนำไปยังบัญชีแยะประเภทเพื่อรวบรวมรายการค้าต่างๆ  ของกิจการในขั้นต้นโดยไม่ได้แยกบัญชีเป็นการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป  หลังจากที่ได้บัญทึกในสมุดรายวันทั่วไปแล้ว  ก็จะมาผ่านขั้นตอนบัญชีแยกประเภทเพื่อเป็นการจัดบัญชีที่มีความเกี่ยวข้องกับประเภทนั้น
สมุดรายวัน  เป็นสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บัญทึกรายกการค้าโดยไม่ได้ทำการแยกประเภท  นั้นก็คือรายการค้าที่เกิดขึ้นจะเป็นการบันทึกรวมไปทั้งหมดก่อน  โดยจะต้องทำการวิเคราะห์ว่าเดบิต  เครดิต บัญชีอะไรบ้าง  โดยทำการเรียกลำดับเหตุการณ์เป็นวันที่  รวมไปถึง  รายการปิดบัญชี เปิดบัญชี  กลับบัญชี ด้วย และเป็นที่นิยมใช้กัน  และสมุดรายวันสามารถแบ่งไปเป็น 2 ประเภท  ดังนี้

1. สมุดรายวันทั่วไป (General  Journal)
สมุดรายวันทั่วไป  เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าของในแต่ละวันทั้งหมดโดยไม่ได้แยกออกเป็นบัญเฉพาะรายการ  เพราะฉะนั้นสมุดบัญชีรายวันทั่วไปสามารถที่จะจดบันทึกได้ทุกรายการ  และรายการที่ไม่สามารถที่จะบันทึกในสุดรายวันเฉพาะได้  อย่างเช่น  การเปิดบัญชี  การปิดบัญชี  ปรับปรุงรายการ  และรายการอื่นๆ  ที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดรายการเฉพาะได้  สมุดรายวันทั่วไปสามารถที่จะใช้กับกับกิจการทุกขนาด  เพราะว่ามีความจำเป็นแม้กระทั่งมีสมุดรายวันเฉพาะแล้วก็ตาม  ตัวอย่างรูปแบบสมุดรายวันทั่วไปเป็นดังนี้

สมุดรายวันทั่วไป                                                  หน้าบัญชี…

วันที่

รายการ

เลขที่
บัญชี

เดบิต

เครดิต

             

ส่วนประกอบของสมุดรายวันทั่วไป
1.1 การระบุว่า  สมุดบัญชีรายวันทั่วไป  อยู่ด้านบนและกึ่งกลางของกระดาษ   แสดงให้เห็นถึงชนิดและประเภทของสมุดบัญชี  ต่อมาก็จะเป็น  หน้าบัญชีอยู่ด้านซ้าย  เป็นการระบุหน้าบัญชี  มีความสำคัญในการค้าหา
1.2 ช่องของวันที่  เป็นการแสดงวันที่ของรายการที่เราบันทึกที่เกิดขึ้นในวันนั้น
1.3 ช่องเลขที่บัญชี  เป็นช่องที่กำหนดตามเลขที่บัญ  ที่ระบุตามกิจการกำหนดตามรูปแบบผังบัญชี
1.4  รายการ  เป็นการแสดงรายการ เดบิต  เครดิตบัญชีที่เกิดขึ้น ตามรายการค้านั้น  โดยจะต้องระบุเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นพอสังเขปหลังจาด เดบิต  เครดิต  รายการค้าในแต่ละวันแล้ว
1.5 ช่อง เดบิต  เครดิต  เป็นช่องที่ใช้ระบุ  จำนวนเงินที่เกิดขึ้นตามรายการที่ทำการบันทึก

2. สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) 
เป็นสุดรายวันที่  ใช้ในการบันทึกรายการค้าที่ซ้ำๆ  เกิดขึ้นประจำ  เป้นสุกรายวันที่จะระบุไว้ตามประเภท  อย่างเช่น  สมุดรายวันรับเงิน  สมุดรายวันจ่ายเงิน  ซึ่งรายการพวกนี้มักเกิดขึ้นได้บ่อยในกิจการ  การทำสมุดรายวันเฉพาะขั้นมาเพื่อเป้ฯการรวมรวมรายการเฉพาะที่ไม่ได้ปะบ่นกับรายการอื่น  จึงทำให้ง่ายและมีความสะดวกในการรวบรวม  จึงเหมะสมกับกิจการที่มีขนาดใหญ่มีรายการจำนวนมาก  แต่ก็ยังใช้กับสมุดรายวันทั่วไป  เนื่องจากรายที่เกิดขึ้นมีรายบัญชี  ที่ไม่สามารถบัญทึกในสมุดรายวันเฉพาะได้ก็จะบันทึกที่สมุดรายวันทั่วไปแทน

ประโยชน์ของสมุดรายวัน
สามารถที่ช่วยในการบัญทึกรายการได้สะดวกและรวดเร็ว  เพื่อป้องกันการหลังลืมในทุกรายการ  โดยไม่จำเป็นแยกประเภทก่อน  สามารถที่จะรู้ได้ว่ารายการใดเกิดก่อนและหลัง  เพราะสามารถที่จะเรียงลับดำตามวันที่  สามารถที่จะรับรู้รายการเพราะว่ามีการเขียนคำอธิบายว่าอย่างคร่าวๆ  ในแต่ละรายการ จึงทำให้ทราบที่มาที่ไปได้ง่าย  เหตุการณ์ที่ใช้บัญทึกนั้นสามารถที่จะบัญทึกทั้ง  การเปิด  การปิดของบัญชีได้  สามารถที่จะเทียบเคียงหากมีข้อผิดพลาดต่างๆได้  คือได้ว่าเป็นสมุดที่มีความสำคัญในกิจการ  และสามารถที่จะย้อนกับไปดูรายการนั้นๆ  เพื่อเป็นการตรวจสอบภายในได้อีกด้วยจึงมีการเก็บรักษาไวเป็นอย่างดี

 

 

 

 

 

วงจรบัญชี (Accounting Cycle)

  วงจรบัญชี  คือลำดับขั้นตองในกระบวนการทำบัญชีงบการเงินตั้งแต่เริ่มต้นในการทำบัญชีไปจนสิ้นสุดของการทำบัญชี
                  วงจรบัญชีเป็นการแสดงถึงขั้นตองการบัญชีตั้งแต่การเริ่มบันทึกรายการค้าไปจนถึงการได้งบการเงินเป็นรายงานออกมาเป็นไปตามรอบระยะบัญชีที่ทางกิจการได้กำหนดไว้ซึ่งโดยปกติแล้วกระบวนการของวงจรบัญชีนั้นจะมีอยู่ 9 ขั้นตอนด้วยกันหากผู้ที่ต้องการทำบัญชีแล้วการศึกษาวงจรบัญชีจะทำให้เข้าใจการขั้นตอนได้ง่ายและนำไปสู่การเรียนรู้ของการทำบัญชีให้ประสบผลสำเร็จสำหรับขั้นตอนการบัญชีหรือวงจรการบัญชีมีทั้งหมด 9 ขั้นตอนดังนี้

Read moreวงจรบัญชี (Accounting Cycle)

ผังบัญชี (Chart of accounts)

สำหรับผังบัญชีนั้น  คือ  การแสดงจำแนกของบัญชีในและละบัญชีออกเป็น หมวดหมู่  โดยนิยมใช้ตัวเลขเป็นตัวกำกับของบัญชีหรือตัวอักษร  การจำแนกแล้วแต่กิจการจะดำเนินในการจัดหมวหมู่  สามารถแก้ไขปรับปรุงได้ตามความเหมาะสมในแต่ล่ะที่
เมื่อกิจการของเราได้มีขนาดใหญ่หรือว่าขนาดเล็ก  การจำแนกของบัญชีออกเป็นหมวดหมู่  ออกเป็นประเภทนั้นมีความสำคัญสำหรับกิจการที่ใหญ่มากขึ้น  และ  กิจการที่มีต้องการความสะดวกในการบันทึกบัญชีโดยเฉพาะในงบทดลองหรือว่าบัญชีอื่นๆ  ให้ง่ายและป้องกันความสับสนส่งผลทำให้ระบบบัญชีมีความเป็นระเบียดด้วย  โดยพาะในกิจการที่มีรายการมาก  การค้าหาบัญชีจะได้ง่ายขึ้น และด้วยปัจจุบันแล้วการทำบัญชีในระบบคอมพิวเตอร์การใช้ผังบัญชีช่วยให้การทำบัญชีได้ง่านขึ้นและมีความจำเป็นมาก

Read moreผังบัญชี (Chart of accounts)

การเดบิตและเครติด ในหลักการบัญชีคู่ (Doulble Entry Accounting)

                    สำหรับหลักการบัญชีคู่นั้นหมายถึงการบันทึกรายการบัญชีทั้งสองด้าน ด้วยการเดบิตและเครดิตอย่างน้อยสองบัญชีขึ้นไป ด้วยการนำสมการบัญชีมาใช้ด้วยการลงทั้งสองด้านนั้นจะต้องมียอดเท่ากัน แต่ไม่จำเป็นที่จะต้องมีจำนวนบัญชีที่เท่ากัน
อธิบายด้วยว่าบัญชีคู่นั้นเป็นการบันทึกบัญชีทั้งสองด้านในด้านเดบิตและด้านเครดิต ดังนั้นจะต้องลงอย่างน้อยสองบัญชีขึ้นไปในการบัญทึกรายการแต่ละครั้งจะมียอดรวมเท่ากันทั้งสองด้านเสมอแต่จำนวนการบันทึกนั้นไม่จำเป็นที่จะต้องเท่ากันอย่างเช่นจำนวนด้านเดบิต 1 บัญชีแต่อีกด้านคือเครดิต อาจจะ 2 หรือ 3 บัญชีก็ได้หลักการบัญชีคู่นั้นเป็นที่นิยมใช้ในปัจจุบันเพราะว่าสามารถนำไปใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาดโดยการทำความเข้าใจนั้นในขั้นต้นนิยมใช้บัญชีแยกประเภทในรูปตัวที  เพื่อง่ายและสะดวกในการทำความเข้าใจการบันทึกได้ง่าย

Read moreการเดบิตและเครติด ในหลักการบัญชีคู่ (Doulble Entry Accounting)

การวิเคราะห์รายการค้า

หลังจากที่เราได้ทำความเข้าใจกับ   รายการค้าและสมการบัญชีไปแล้ว  ว่ามีรายการใดบ้างที่ต้องบัญทึกหรือว่ามับันทึก รวมไปถึงสมการบัญชีเป็นอย่างไร  การวิเคราะห์รายการค้า เป็นการกระบทกับสมการบัญชี  โดยจะทำให้สินทรัพย์  หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ เพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไร  ดังนั้นแล้วแล้วถ้าเราไม่ทราบการวิเคราะห์ที่ถูกต้อง  จะทำให้การบันทึกบัญชีไม่ถูกต้องตามไปด้วย  หากไม่เข้าใจในขั้นตอนนี้  ในขั้นตอนต่อไปเราก็จะทำผิดวิธีและยากขึ้นไปด้วย
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของการวิเคราะห์รายการบัญชี  ของกิจการ  ล้างรถ  ของนายสมชาย  มีชื่อว่า สมชายคาร์แคร์  ดังต่อไปนี้
รายการที่ 1 นายสมชายนำเงินมาลงทุน  บริการล้างอัดฉีดรถ  เป็นจำนวนเงิน  2,000,000 บาท
สำหรับรายการแรกนั้น  เป็นการนำเงินมาลงทุน  เป็นการทำให้  สินทรัพย์มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น  และในขณะเดียวกัน ก็ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้นด้วย  ทำให้มีเงินจำนวน  2,000,000  บาทเข้ามากิจการ  แต่หนี้สินไม่ถูกกระทบแต่อย่างใด

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ
เงินสด  =                     ส่วนของเจ้าของ
2,000,000     =                    2,000,000

รายการที่ 2  ซื้ออุปกรณ์ในร้านเป็นจำนวน  500,000 บาท  จ่ายเป็นเงินสด
รายการที่ 2  เป็นรายการเปลี่ยนแปลงของสินทรัพย์  จากเงินมาเป็นอปุกรณฺสำหรับงาน  หลังจากที่เราได้จ่ายเงินไปแล้ว  เราก็ได้สินทรัพย์ที่เป็นอุปกรณ์นั้นเอง  ไม่ทำให้หนี้สินหรือว่าส่วนของเจ้าของลดลงหรือว่าเพิ่มขึ้น  แต่เงินสดลดลงเหลือ 1,500,000

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ
เงินสด     +      อุปกรณ์    =                     ส่วนของเจ้าของ
1,500,000  +  500,000     =                    2,000,000

รายการที่ 3  ซื้อวัสดุสื้นเปลือง   50,000 บาท  จ่าเป็นเงินสดจำนวน  25,000  ส่วนที่เหลือค้างชำระ
สำหรับรายการนี้เป็นรายการที่กระทบต่อสินทรัพย์ที่เป็นวัสดุสิ้นเปลือง  หนี้สินที่ค้างไว้  และสินทรัพย์ประเภทเงินสดลดลง  เพราะว่าจ่ายเป็นเงินสดบางส่วนนั้นเอง 1,500,000 – 25,000 =   1,475,000    ทำให้มีการกระทบ 3 รายการ

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ
เงินสด     +    อุปกรณ์   +    วัสดุสิ้นเปลือง  = เจ้านี้    +     ส่วนของเจ้าของ
1,475,000    +   500,000  +          50,000    =     25,000   +     2,000,000

รายการที่ 4  รับชำระค่าบริการล้างรถ  จากลูกทั้งหมด  5,000 บาท ลูดค้าได้จ่ายเป็นเงินสด
หลังจากที่ดำเนินกิจการไปก็ได้รับเป็นค่าบริการ  ในรายการนี้จะทำให้เงินสดซึ่งเป็นทินทรัพย์ของกิจการเพิ่มขึ้น  และทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน  จึงนำ  1,475,000    + 5,000 ที่เป็นรายได้  และทำการ  บวกส่วนของเจ้าของ

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ
เงินสด     +    อุปกรณ์   +    วัสดุสิ้นเปลือง  = เจ้านี้    +     ส่วนของเจ้าของ
1,475,000(+5,000)    +   500,000  +    50,000    =     25,000   +     2,000,000(+5,000)

1,480,000   +   500,000  +    50,000    =     25,000   +     2,005,000

รายการที่ 5 มีลูกค้ามาใช้บริการล้างรถ  แต่ลืมเอากระเป๋าตังค์มา  และเป็นคนรู้จัก  จึงให่ติดหนี้ไว้ก่อน  จำนวนเงิน 1,000 บาท
จากรายการดังกล่าว  มีลุกค้ามาใช้บริการแต่ไม่ได้ชำระเป็นเงินสด  จึงทำให้มีลูกหนี้ทางการค้าเกิดขึ้น หากราจะวิเคราะห์ทางบัญชีแล้วจะได้  ลูกหนี้เพิ่ม  และได้ส่วนของเจ้าของเพิ่มเพราะว่ามีรายได้เกิดขึ้นนั้นเอง 2,005,000 + 1,000

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ
เงินสด    +  ลูกหนี้  +  อุปกรณ์   + วัสดุสิ้นเปลือง = เจ้านี้    +     ส่วนของเจ้าของ
1,480,000 +  1,000  +   500,000  +    50,000    =     25,000   +     2,006,000

รายการที่ 6 ชำระหนี้จากที่ได้ซื้ออุปกรณ์ทางการคทั้งหมด 25,000 บาท
รายการที่ 6 นี้เป็นรายการที่ได้จ่ายชำระนี้จากรายการที่  2 ดังนั้นหากจะวิเคราะห์รายการบัญชีแล้ว จะทำให้สืนทรัพย์ของเงินสดลดลงเพราะว่าต้องนำเงินไปให้เจ้าหนี้ด้วย  ทางหนี้สินของกิจการก็หมดไป  1,480,000 – 25,000 = 1,455,000

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ

เงินสด    +  ลูกหนี้  +  อุปกรณ์   + วัสดุสิ้นเปลือง = เจ้านี้    +     ส่วนของเจ้าของ
1,455,000    +   1,000    +   500,000  +    50,000    =     0   +     2,006,000

รายการที่ 7 จ่ายชำระค่าใช้จ่าย  ค่าไฟ 500 บาท  ค่าน้ำ 200 บาท  ค่าเช่าอุปกรณ์  400 บาท
รายการทั้งหมดนั้นเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ  เมื่อเกิดค่าใช้จ่ายจึงทำให้เงินในสินทรัพย์ลดลง  และทำให้ส่วนของเจ้าของลดลงด้วย  รวมค่าใช้จ่าย  (500 + 200 + 400) เท่ากับ 1,100 บาท  เงินสดลงลง  1,455,000 – 1,100 = 1,453,900    ส่วนของเจ้าของลดลง   2,006,000 – 1,100 = 2,004,900

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ
เงินสด    +  ลูกหนี้  +  อุปกรณ์   + วัสดุสิ้นเปลือง = เจ้านี้    +     ส่วนของเจ้าของ
1,453,900    +   1,000    +   500,000  +    50,000    =     0   +     2,004,900

รายการที่ 8  นายสมชายได้มีการถอดใช้ส่วนตัว 1,000 บาท
สำหรับการถอนใช้ส่วนตัวนั้นเป็นการนำเงินออกมาจากจิการจึงทำให้  สินทรัพย์เงินสดลดลง  และทำให้ส่วนของเจ้าของลดลงด้วย  เหมือกับตอนที่เรานำเงินมาลง  ถ้าหากถอนออกไปก็จะกลับกัน  คือลดลงทั้งสอง

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ
เงินสด    +     ลูกหนี้  +    อุปกรณ์   +    วัสดุสิ้นเปลือง =   ส่วนของเจ้าของ
1,452,900    +   1,000    +   500,000  +    50,000    =     2,003,900

รายการที่ 9  นายสมชายได้ไปกู้เงินมาเพิ่มทุนจากธนาคาร เพิ่มขึ้นอีก  200,000 บาท
สำหรับการกู้เกินมาเพิ่มเติมนั้น  เหมือนเราเอาทุนมาเพิ่มเติมแต่เราได้เป็นหนี้  จึงต้องทำงให้เงินสดเราเพิ่มขึ้น  หนี้สินเราก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน  เนื่องจากเราได้กู้มาทั้งหมดจึงไม่ทำให้ส่วนของเจ้าของนั้นเพิ่มขึ้น  เงินสดจึงเท่ากับ   1,454,000 + 200,000 = 1,654,000 และหนี้สินเพิ่ม 200,000 บาท

สินทรัพย์  =  หนี้สิน  +   ส่วนของเจ้าของ
เงินสด    +  ลูกหนี้  +  อุปกรณ์   + วัสดุสิ้นเปลือง =   เจ้านี้    +     ส่วนของเจ้าของ
1,652,900    +   1,000    +   500,000  +    50,000    =     200,000   +     2,003,900

จากรายการทั้งหมดสามารถที่จะการวิเคราะห์รายการค้าได้ตามที่ได้อธิบายมา  และแต่ละครั้งนั้นจะมีการกรัทบได้มากกว่า 1 บัญชี และทั้งสองจะต้องมียอดดุลกันเสมอ  และสามารถที่จะสรุปเป็นตารางได้เป็นดังนี้

สินทรัพย์

เจ้าหนี้

ส่วนของเจ้าของ

เงินสด

ลูกหนี้

อุปกรณ์

วัสดุสิ้นเปลือง

+ 2,000,000

รายการที่ 1

+ 2,000,000

รายการที่ 2

– 500,000

+ 500,000

รายการที่ 3

-25,000

+50,000

+25,000

รายการที่ 4

+5,000

+5,000

รายการที่ 5

+1,000

+1,000

รายการที่ 6

-25,000

-25,000

รายการที่ 7

– 1,100

– 1,100

รายการที่ 8

-1,000

-1,000

รายการที่ 9

+200,000

+200,000

รวม

1,652,900

1,000

500,000

50,000

200,000

2,003,900

2,203,900

200,000

2,003,900

 

หมายเหตุ : รายการดังกล่าวจะต้องดุลกันทั้งสองฝั่ง  ดังนั้นหากหายอดไม่สมดุล  เราควรตรวจสอบในการรายการมี่มีข้อผิดพลาด  อาจจะทำการ + – ผิด ในรายการที่ถูกกระทบให้รอบครอบ

ตัวอย่างงบกำไรขาดทุน/งบดุล
ร้านสมชาย  คาร์แคร์
งบกำไรขาดทุน
สำหรับเดือน ตุลาคม 2556
————————————————————————————————————————————————

รายได้จากบริการล้างอัดฉีด                                                                                                6,000
ค่าใช้จ่าย
ค่าไฟ                                                      500
ค่าน้ำ                                                      200
ค่าเช่าอุปกรณ์                                       400                                         1,100
กำไรสุทธิ/ขาดทุนสุทธิ                                                                                          4,900

 

สมชายคาร์แคร์
งบดุล
ณ วันที่ 31 ตุลาคม 2556

สินทรัพย์

หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

สินทรัพย์หมุนเวียน
เงินสด
ลูกหนี้
วัสดุสิ้นเปลือง
รวมสินทรัพย์หมุนเวียน

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน
อุปกรณ์

1,652,900
1,000
50,000

1,703,900

500,000

หนี้สิน
เจ้าหนี้

ส่วนของเจ้าของ
ทุนนาย – สมชาย        2,000,000
บวก กำไรสุทธิ                    4,900
หัก ถอนใช้ส่วนตัว              1,000

200,000

2,003,900

รวมสินทรัพย์ทั้งหมด

2,203,900

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ

2,203,900

จากงบดูลแล้วอ่านฐานะทางการอขงกิจการล้างรถของนายสมชายได้ว่า  มีทรัพย์สินทั้งหมด  2,203,900  มีนี้สินอยู่  200,000  และส่วนของเจ้าที่มีทั้งหมด  2,003,900

รายการค้า (Transaction Or Accounting transaction)

                       รายการค้าหมายถึงรายการที่กิจการนำมาบันทึกบัญชีเพื่อเป็นข้อมูลในการจัดทำงบการเงินต่างๆซึ่งทางการบัญชีเรียกว่ารายการทางบัญชีเป็นเหตุการณ์ที่ทำให้เกิดการโอนหรือการแลกเปลี่ยนระหว่างหน่วยของบัญชีหรือบุคคลที่มีผลต่อ สินทรัพย์หนี้สินและส่วนของเจ้าของทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้นและลดลง
อธิบายได้ว่ารายการค้านั้นเป็นรายการทางบัญชีที่มีการเคลื่อนย้ายละหว่างบัญชีรวมไปถึงบุคคลอื่นๆ ด้วยซึ่งการบันทึกนั้นจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลของบัญชีโดยตรงไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์หนี้สินและส่วนของเจ้าของ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างไรก็ตามจะมีการเพิ่มขึ้นหรือว่าสดลงจะทำให้ยอดทั้งสองในสมการบัญชีนั้นมีความสมดุลกันทั้งสองฝั่งแต่ในรายการบัญชีนั้นอาจจะไม่เท่ากันก็ได้อย่างเช่นจะมีการบันทึกทางด้านสินทรัพย์2 รายการและบันทึกทางด้านส่วนของเจ้าของรายการเดียว
รายการค้านั้นมีความสำคัญเพราะว่าเป็นการรวบรวมผลการดำเนินการของกิจการในเบื้องต้นก่อนที่จะทำการวิเคราะห์รายการบัญชีสำหรับรายการบัญชี้นั้นจะเป็นการบัญทุกเหตุการ์ต่างๆที่มีความเกี่ยวข้องทางธุรกิจสามารที่จะกระทบต่อเงินมีการเปลี่ยนแปลงในงบดุลอย่างเช่น การนำเงินมาลงทุนเป็นการทำให้สินทรัพย์นั้นเพิ่มขึ้น และทำให้ส่วนของเจ้าของนั้นเพิ่มขึ้นเช่นกันดังจากที่เราได้ศึกษาทางด้านสมการบัญชีมาแล้วการได้รับค่าสินค้าหรือว่าบริการก็จะทำให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้นและส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้นเช่นกันนั้นก็คือตัวอย่างรายการที่มีผลทำให้เกิการเปลี่ยนแปลงทางบัญชีของกิจการแต่ถ้าไม่มีผลเกี่ยวข้องกับกิจการเช่นพนังงานยืมเงินกันเองหรือว่าเอาเงินเดือนตัวเองที่ได้รับไปแล้วซื้อน้ำมันรถส่วนตัวก็ไม่ไช่รายการค้าเพราะไม่มีผลกระทบทางด้านบัญชีของกิจการเป็นแค่ของส่วนตัว
เพราะ๙นั้นรายการจะต้องมีส่วนเกี่ยวข้องกับกิจการทางตรงสามารถที่จะวัดตีเป็นมูลค่าหน่วยเงินตราในทางธุรกิจมีการโอนถ่ายหรือว่าเปลี่ยนแลงของหน่วยบัญชีของทั้งสองและมีความสมดุล
ยกตัวอย่างรายการที่มีผลกระทบต่อสินทรัพย์หนี้สินและส่วนของเจ้าของ
นางวนิดานำเงินสดมาลงในกิจการ ร้านเสริมสวยเป็นจำนวนเงิน 600,000 บาท
ราการดังการจะเห็นได้ว่ามีสินทรัพย์เพิ่มขึ้นและทุนก้เพิ่มขึ้นเช่นกัน
ซื้อวัสดุสินเปลืองในกิจการเป็นจำนวนเงิน 8,000 บาท
นำเงินกู้จากธนคารมาเพิ่ม 100,000 บาท
รายการดังกล่าวเป้นรายการที่ทำให้สินทรัพย์นั้นเพิ่มขึ้นและมีหนี้สินเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน

             สำหรับการบัญทึกตามรายการค้านั้นจะเป็นในส่วนของการวิเคราะห์ทางการค้า จะนำเสนอไปอีกที่โดยละเอียดแต่ให้รู้และเข้าใจที่ไปที่มาของการเริ่มต้นรายการค้าเพื่อที่จะทำให้เกิดความเข้าใจในการวิเคราะห์รายการค้าดี